Welche Aufbewahrungsfristen müssen bei der Aktenlagerung beachtet werden?
Wer wie lange Akten aufbewahren muss, ist in § 238 und § 257 des Handelsgesetzbuches (HGB) und in § 147 AO der Abgabenordnung (AO) eindeutig geregelt. Die gesetzlichen Vorgaben für die Aufbewahrungsfristen betreffen alle Unternehmen, die zum Führen von Aufzeichnungen und Büchern verpflichtet sind. Die Fristen für die Aktenarchivierung betragen je nach Art der Dokumente 6 oder 10 Jahre.
Die 6-jährige Aufbewahrungspflicht betrifft empfangene Handelsbriefe und Kopien oder Durchschriften von versendeten Handelsbriefen. Geschäftspapiere, Angebote oder Kalkulationen und andere Dokumente, die von steuerlicher oder kaufmännischer Bedeutung sind, müssen ebenfalls für 6 Jahre aufbewahrt werden.
Eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren besteht insbesondere für Handelsbücher, Personalakten, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Inventar, Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a HGB, Konzernabschlüsse und Lageberichte einschließlich Organisationsunterlagen, Buchungsbelege, Ein- und Ausgangsrechnungen.
Verlängerung & Konsequenzen bei Verstoß
Unter bestimmten Umständen kann sich die Frist für die Aktenlagerung verlängern. Hierzu zählen zum Beispiel eine Außenprüfung oder strafrechtliche Ermittlungen. Die Aufbewahrungsfrist beginnt grundsätzlich mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Unterlagen entstanden sind. Ausgenommen sind Verträge. Bei Verträgen beginnt die Frist mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Vertrag ausgelaufen ist.
Wer gegen die Aufbewahrungspflichten verstößt, muss mit ernsthaften Konsequenzen rechnen. Wenn aufbewahrungspflichtige Unterlagen nicht zur Verfügung stehen, sind die Finanzbehörden zur Steuerschätzung berechtigt. Gegebenenfalls sind auch strafrechtliche Folgen möglich. In diesem Zusammenhang ist auch der Ort der Aktenlagerung wichtig.
Wo werden Akten richtig gelagert?
Wenn Sie Akten lagern müssen, können Sie den Lagerort frei wählen. Vorausgesetzt, der Lagerort befindet sich auf dem Gebiet der Bundesrepublik Deutschland und Sie sorgen dafür, dass innerhalb einer angemessenen Zeit auf die Akten zugegriffen werden kann. Der überwiegende Teil der Unternehmen lagert Akten daher in den eigenen Gebäuden.
Bei der Auswahl eines Raumes für die Aktenlagerung sollten Sie beachten, dass die Dokumente über den gesamten Aufbewahrungszeitraum immer lesbar sein müssen. Feuchtigkeit, hohe Temperaturen, direktes Sonnenlicht und ein schwankendes Raumklima beschleunigen den Verfall von Akten in Papierform und mikroverfilmten Dokumenten erheblich. Das bedeutet, feuchte Kellerräume oder ein im Sommer heißer Dachboden sind für die Aktenlagerung ungeeignet.
In der DIN ISO 11799 werden für die Lagerung von Papier Empfehlungen gegeben, an denen sich auch Behörden orientieren. Die DIN empfiehlt eine Lagertemperatur von 16 ± 2°C und Schwankungen der Raumtemperatur von maximal ± 1°C innerhalb von 24 Stunden. Die Luftfeuchtigkeit sollte bei 45 ± 5 % relativer Luftfeuchtigkeit liegen, und um nicht mehr als ±3 % innerhalb eines Tages schwanken. Zusätzlich sollten Sie darauf achten, dass Ihre Akten keiner direkten Sonneneinstrahlung ausgesetzt und mit entsprechendem Schutzmaterial versehen sind. Der UV-Anteil im Sonnenlicht zerstört über einen längeren Zeitraum Druckfarbe und Papier. Akten lagern Sie daher optimal in trockenen, kühlen Kellerräumen oder Räumen mit kleinen oder gar keinen Fenstern.
Wie werden Akten richtig gelagert?
Akten lagern typischerweise in Regalen oder Aktenschränken. Aktenschränke sind empfehlenswert, wenn Sie Ihre Akten vor einem unbefugten Zugriff schützen müssen oder wenn die Akten in Büroräumen gelagert werden. Lagerregale sind die preiswertere Alternative und schnell erweiterbar. Allerdings sind die Akten in Regalen nicht vor Staub, Schmutz und Licht geschützt. Nutzen Sie bei der Aktenlagerung in Regalen stabile Archivkartons zum Schutz Ihre wichtigen Dokumente vor Umwelteinflüssen.
Wenn Sie Akten lagern müssen, können Ihnen drei einfache Regeln dabei helfen, Ordnung im Archiv zu halten und die Suche nach bestimmten Akten zu verkürzen:
- Ordnen Sie Akten nach Jahrgängen und gegebenenfalls nach Unternehmensbereichen
- Kennzeichnen Sie Akten bei der Einlagerung mit dem Ende der Aufbewahrungsfirst
- Trennen Sie Akten mit gesonderten Aufbewahrungsfristen von den übrigen Akten
Wenn Sie Akten zeitnah nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist vernichten, stehen Lagerplätze, Aktenordner und Archivkartons schnellstmöglich wieder für neue Akten zur Verfügung.